Коммерческая корреспонденция – один из видов официально-деловых писем, которыми обмениваются предприятия, деловые партнёры при заключении сделок, выполнении коммерческих операций. Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц и имеют правовую силу.
Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-презентация (рекламация).
Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортёра к экспортёру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю). Письмо-запрос состоит из двух частей. Во введении в повествовательной форме излагается суть вопроса. В заключении ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договорённости, прежние письма.
В содержание коммерческого запроса входят наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар (услугу). Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки. Содержание запроса реализуется с помощью устойчивых языковых моделей: Просим выслать нам… Будем весьма признательны… Обращаемся к вам с просьбой…
Письмо-запрос может содержать информацию о принятии запроса к рассмотрению, о выяснении возможностей поставки товара, об отказе принять товар, об изменении условий запроса и т.д.
Ответ на запрос формулируется в зависимости от конкретной ситуации, от степени возможности и готовности продавца удовлетворить пожелания покупателя. Письмо-ответ может иметь форму трафаретного или обычного письма. В случае отказа поставить товар в письме-ответе используются языковые модели выражения сожаления: К сожалению, мы не можем… Мы просим Вас отложить… Если продавец готов удовлетворить просьбу, он направляет предложение.
Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортёра о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий. В предложении указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и др. В тексте используются стандартные модели: В ответ на Ваш запрос от… Товар будет поставляться…
Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.
Письмо-претензия – коммерческий документ, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламация должна содержать: основания для предъявления претензии, доказательства (ссылки на нормативные акты, акт экспертизы, акт приёмки и т.д.). В тексте рекламации используются стандартные модели: Мы официально заявляем… К нашему сожалению, мы должны поставить Вас в известность…
В ответе на рекламацию сообщается, что претензия принята к рассмотрению, удовлетворяется или отклоняется с указанием мотивов со ссылкой на соответствующие нормативные акты или документы, которые обосновывают отказ.
Язык и стиль инструктивно-методических документов >
Русский язык и культура речи >