Формирование официально-деловой письменной речи обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять административно-правовые отношения юридических и частных лиц. Это язык документов, официальных бумаг и деловых совещаний, выступлений на них. В основном это стиль письменной речи.
Реже такая речь производится и в устной форме (отчет перед собранием, деловые переговоры, устное дипломатическое заявление). Обстановка речи официальная. Цель такой речи – юридическая или дипломатическая информация, административное предписание, деловое уведомление кого-либо о чем-либо.
В зависимости от формы обмена информацией выделяют две разновидности официально-делового стиля: устную и письменную. Устная деловая коммуникация реализуется в таких жанрах, как телефонный разговор, деловая беседа, деловое совещание, переговоры, презентации, ярмарки-выставки. В письменной форме официально-деловой стиль находит своё выражение в жанрах законодательного и канцелярского подстилей. Таковы законы, государственные акты, международные договоры, уставы, инструкции, официальные сообщения, протоколы, отчёты, а также разнообразные деловые бумаги личного характера (заявление, доверенность, расписка, докладная записка, объяснительная записка, рапорт, автобиография, резюме и др.).
Язык официально-делового стиля в силу своих особенностей сразу бросается в глаза, запечатлевается, а потом всплывает в спонтанной разговорной речи. Официально-деловой стиль подкармливает другие функциональные стили фразеологизмами, устойчивыми оборотами, синтаксическими конструкциями, которые употребляются в художественной литературе, в юмористических произведениях, публичных выступлениях некоторых должностных лиц.
Любая разновидность этого стиля определяется наличием в ней специфических лексических единиц, которые обобщенно называются канцеляризмами: кадровый состав, акцизный налог, накладная, предъявление, изъятие, взимать штраф, утратить силу и т.п.
Произведениям официально-делового стиля речи всегда свойственна высокая степень стандартизации (стереотипности), т.е. стиль официальных бумаг отличается полной традиционностью языкового оформления, строгим выбором формы, многими речевыми штампами, подбором специальных терминов и выражений. Во многих случаях строгость структуры текста доходит до предела и принимает вид бланка с печатной основой. Это связано со спецификой вышеназванных сфер деятельности, требующих точных формулировок, их полноты и привычной последовательности, что создает удобства для их понимания, исключает неопределенность толкования закона, договора, заказа, обязательства и т.д. Различным подстилям деловой речи соответствует своя терминология, которая сочетается со стилистически нейтральными единицами языка. Любые эмоциональные отрицательно окрашенные единицы, также как и разговорные, жаргонные, просторечные, исключаются.
К морфологическим средствам выражения базовых стилевых черт языка служебных документов, особенно императивности, относится широкое использование инфинитива, описательных глагольно-именных оборотов вместо глаголов: сделал (внёс) предложение (ср. предложил), оказать помощь (ср. помочь), получил ранение (ср. был ранен), произвести, совершить посадку (ср. сел – о самолете). В официальных документах формы настоящего времени глагола несут значение долженствования (наниматель отвечает за причинённый имуществу вред), формы будущего времени приобретают различные модальные оттенки (сумма выплачивается… – долженствование).
Для официально-делового стиля характерны краткие прилагательные со значением долженствования (обязан, подотчётен, ответствен, должен) в сочетании с неопределённой формой глагола, ряд уточнений (в т.ч., т.е.), собирательные существительные (выборы, граждане, служащие), так называемые «строевые слова» (с целью, в вопросе, в деле, за неимением), отыменные предлоги и союзы (в связи с, в соответствии с, согласно, ввиду того что, вследствие того что), сложносокращённые слова (Госплан, Мосгорпроект) и общепринятые графические сокращения (гор., ул., экз., инж., ф-ка, о-во, ин-т и др.).
В синтаксисе также есть ряд бросающихся в глаза отличительных черт. Самая главная из них – нередко растянутые, затяжные целостные синтаксические образования, даже подчас на несколько страниц, с выделением отдельных частей в абзацы или позиции, помечаемые или не помечаемые нумерацией пунктов (и подпунктов). Вместо активной залоговой конструкции нередко используется пассивная (нами были приняты меры). Как и в научном стиле, в официально-деловой речи частотны отглагольные существительные, что отражается на синтаксическом строении предложений. Особенностью стиля является и обязательное указание даты составления документа, а также другие реквизиты: исходящий номер, название учреждения-отправителя, подпись с ее расшифровкой и др.
Фигуры речи в письменной официально-деловой речи совершенно отсутствуют. Они допустимы в небольшой мере в некоторых видах дипломатических речей, на дипломатических переговорах.
В большинстве документов, текстов официальных бумаг проявление авторской речевой индивидуальности не предусматривается и не допускается. Лишь в некоторых видах деловых писем, в дипломатической переписке, в устных переговорах могут содержаться минимальные и немногочисленные элементы индивидуального стиля автора, да и то они полностью подчинены цели соответствующего документа или устной речи.
Официально-деловой стиль языка имеет свои подстили; важнейшие из них – законодательный, административно-канцелярский, судопроизводственный, стиль делового общения, дипломатический стиль.
Законодательный подстилъ – это стиль многих государственных документов, исходящих от законодательных и исполнительных государственных органов. В их лексике много общественно-политических, юридических, экономических терминов и выражений. К этому подстилю относятся такие жанры, как указ, декрет, закон, конституция, кодекс, послание Президента, положение (например, положение о приемных экзаменах в вузы), устав и др.
Административно-канцелярский стиль подразумевает стиль документов делопроизводства. Специфика здесь больше всего в деталях оформления справок, приказов, протоколов и других жанров, а также в ряде специфических выражений: в январе месяце; сего года; подпись… заверяю; исправленному верить.
Стиль судопроизводства во многом опирается на юридическую лексику и фразеологию, но имеет и некоторые дополнительные характерные выражения: мера пресечения; взять подписку о невыезде; конфискация имущества; нанесение телесного повреждения; невменяемый; недееспособный; в просьбе отказать; возбуждено дело; встречный иск. К жанрам судопроизводственного стиля относятся: протокол судебного заседания, выписка из протокола судебного заседания, обвинительное заключение, повестка в суд, исполнительный лист, определение, частное определение, судебное решение, кассационная жалоба.
Стиль делового общения – стили общения на коммерческие, финансовые, производственно-финансовые и другие темы, связанные с предпринимательством. Здесь во многом задействована финансовая, экономическая, коммерческая лексика и фразеология: счет, расчетный счет, депонент, предоплата, пени, наложенный платеж, санкции, арбитраж, процентная ставка, поставка, заказ, доставка и т.п. Подобные единицы используются и в письменных жанрах – различных деловых письмах (письмо-заказ оферта сопроводительное письмо и др.), договорах, контрактах, накладных и при устных деловых переговорах.
Дипломатический подстилъ – это стиль переписки между государствами стили текстов межгосударственных и межправительственных документов стиль речи на международных совещаниях, дипломатических приемах (где он смыкается с ораторским стилем). Здесь обширная специфическая лексика и фразеология: высокие договаривающиеся стороны, переговоры (встреча) на высшем уровне, саммит, де-юре, де-факто, мораторий, пролонгация консенсус, политическое убежище, чрезвычайный и полномочный посол, верительные грамоты и др. Дипломатическая речь реализуется в таких жанрах как дипломатическое письмо, нота, протест, меморандум, послание коммюнике, декларация о намерениях, соглашение, конвенция, пакт протокол совместное заявление.
Принято считать, что официально-деловой стиль используется только при составлении текстов служебных документов. Что касается устной деловой речи, то она более свободна в выборе языковых средств, на нее существенное влияние оказывает разговорный стиль, который в ряде публикаций и признается для подобной речевой коммуникации основным. В связи с этим постоянно мелькающие в официальных высказываниях известных бизнесменов, предпринимателей, политиков разговорные словечки нередко воспринимаются снисходительно, хотя, по существу, налицо элементарное нарушение культуры речи.
Все документы, обращающиеся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам:
1) по видам деятельности (научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые, финансово-расчётные, отчётно-статистические, по бухгалтерскому учёту, торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.);
2) по наименованию (отчёты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, деловые письма, анкеты и др.);
3) по способу фиксации (письменные, графические, фото-, фоно-, кинодокументы);
4) по месту составления (внешняя как входящая и исходящая, внутренняя);
5) по степени сложности (простые и сложные);
6) по степени гласности (открытые и документы с ограниченным доступом: совершенно секретные, секретные, для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»);
7) по юридической силе (подлинные как действительные и недействительные и подложные);
8) по срокам исполнения (срочные и несрочные);
9) по стадиям подготовки (черновики и подлинники);
10) по происхождению (служебные и деловые);
11) по срокам хранения (постоянного и временного хранения);
12) по степени обязательности (информационные и директивные, т.е. обязательные для исполнения);
13) по степени унификации (индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные).
Нормативные требования для всех указанных видов документов должны быть (и являются) основой общения в деловой сфере. Основными из этих норм являются следующие:
1. Умеренное использование канцеляризмов.
2. Широкое использование терминов и профессиональных слов той сферы деятельности, в которой документ обращается.
3. Использование устойчивых языковых моделей и текстовых формул.
4. Точное использование значения слова. Несоблюдение этого правила приводит к двойственности понимания слова или просто к неграмотности.
5. Умеренное и правильное употребление иностранных слов. В большинстве вариантов лучше использовать русский эквивалент, обозначающий то же понятие.
6. Правильное использование грамматических категорий, особенно предлогов благодаря, подобно, вопреки, согласно, управляющих дательным падежом существительного.
7. Недопустимость лишних слов и тавтологии.
8. Соответствие сокращений слов, используемых в текстах документов, а также в других его реквизитах, действующим правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.
При перечислениях (только в конце предложения) допускаются сокращения т.д. (так далее), т.п. (тому подобное), пр. (прочие), и др. (и другие). Разрешается также сокращение союза т.е. (то есть).
Могут сокращаться названия ученых степеней и званий, а также наименования должностей: проф. Сидоров И.И., канд. техн. наук Петров А.П., гл. бухгалтер Алексеева С.В., зам. директора Ковалев В.В.
Слово «город» сокращается до буквы г. (с точкой), но это слово и его сокращение не употребляются при обозначениях городов Москва и Санкт-Петербург.
Сложные слова, первой частью которых являются числительные, пишутся смешанным способом, через дефис: 70-летие, 25-миллиметровый, 10-тонный, но: 20%-ный раствор.
Должны использоваться только узаконенные сокращенные названия организаций, учреждений, предприятий, структурных подразделений: спорткомитет, НТВ, АОЗТ, институт «Моспроект».
9. Необходимость различения категорий одушевленных и неодушевленных существительных.
10. Тенденция к утрате местоимения я в деловом письме: субъект действия не обязательно выражается местоимением «я».
Следует правильно использовать и местоимение он, которое, будучи универсальным обозначением для лиц и предметов, сохраняет и указательное значение. Это местоимение может быть средством обезличивания, фамильярности и т.д., поэтому требуется особая осторожность при использовании его в служебных документах.
11. Употребление вводных слов и оборотов, снимающих напряженность тона изложения.
12. Использование в официальной письменной речи форм обращения, самой распространенной из которых является Уважаемый. Причем запятая после обращения придает письму будничный характер, а восклицательный знак, наоборот, указывает на то, что факту обращения придается особое значение.
Обращение, содержащее имя и отчество, приобретает несколько личный характер; включение же в формулу обращения фамилии адресата придаст тексту документа вежливо-официальный характер.
13. Объективность содержания официального письма обусловливает нейтральность тона изложения. В официальных письмах не допускается иронизирования, проявления грубости.
Знание норм официально-делового стиля дает составителю документации возможность подготовить текст, в котором ясно, четко и грамотно сформулирована суть ситуации, послужившей причиной составления служебного письма.
Языковые формулы официальных документов >
Русский язык и культура речи >
