Правила оформления документов предполагают владение двумя нормами: текстовыми и языковыми. Текстовые нормы связаны со сложившейся официально-деловой ситуацией, которая диктует выбор соответствующего документа. При выборе документа схема такова: ситуация – жанр документа – форма документа – языковое наполнение документа.
Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы соответствующего документа. Текст документа имеет три главных параметра: набор реквизитов, расположение их в определённой последовательности, пространственное расположение.
Для текстовых норм важны требования к построению определённых типов и частей текста.
Текстовые нормы документов различают три степени жёсткости:
1) образец-матрица характеризуется фиксированием всех основных параметров текста, для него существуют готовые бланки с необходимыми реквизитами;
2) образец-модель даёт большую свободу, в нём фиксируются набор реквизитов и их последовательность;
3) образец-схема характеризуется только набором реквизитов.
К языковым нормам документа относятся точность, логичность, однозначность, краткость и стандартизация текста. Все эти нормы закреплены в ГОСТах, утверждённых Правительством России, и в различных справочниках, инструкциях, например, в книге «Инструкция по делопроизводству» (Уфа: Монография,2005. – 181 с.). Речевые формулы, используемые в различных жанрах деловой сферы, рассматривались нами ранее.
Приведём образец оформления некоторых документов личного характера.
В заявлении (приведены образцы разных вариантов оформления) используют конструкции: прошу разрешить; в связи с тем, что; на основании того, что… и т.д.
Каждый документ имеет определённую текстовую форму. Заявление имеет форму линейной записи. К реквизитам заявления относятся: адресат, наименование заявителя, наименование жанра документа, текст с необходимой аргументацией (возможен список документальных приложений), подпись заявителя, дата. Фамилия заявителя может быть оформлена в форме родительного падежа как с предлогом от, так и без него. Следует помнить, что предлог от необходим в случае, когда не указывается фамилия адресата, а заявитель (адресант) – женская фамилия. Написание слова «заявление» также вызывает затруднение – с какой буквы писать это слово. Традиция признаёт написание и с прописной, и со строчной буквы. Точку можно ставить, потому что «заявление» пишется со строчной буквы и входит в состав первого предложения. Точку можно не ставить, т.к. слово «заявление» вынесено в отдельную графу, т.е. является своеобразной рубрикой.
Приведём два варианта оформления заявления:
I вариант:
Декану факультета МГТУ «Станкин»
Петрову И.И.
студента 1 курса Иванова И.И.
заявление.
Прошу Вас разрешить мне досрочную сдачу экзаменов в связи с запланированной командировкой в Германию для участия в студенческом съезде, посвященном проблемам экологии.
10.10.2009
Подпись И.И. Иванова
II вариант:
Декану факультета МГТУ «Станкин»
Петрову И.И.
от студента 1 курса Иванова И.И.
Заявление
Прошу Вас разрешить мне досрочную сдачу экзаменов в связи с запланированной командировкой в Германию для участия в студенческом съезде, посвященном проблемам экологии.
10.10.2009
Подпись И.И. Иванова
Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие. Ключевое слово – доверяю. Схема: кто, кому, что. Обязательным элементом является подпись заверителя.
Доверенность
Я, студент 2-го курса механического факультета МГТУ «Станкин» Иванов Иван Иванович, доверяю получить стипендию за октябрь текущего года студенту 2-го курса механического факультета Васильеву Николаю Николаевичу (паспортные данные).
15.10.02 Подпись И.И. Иванова
Подпись (Иванова) удостоверяю должность, ФИО
Дата Печать
При поступлении на работу часто используются резюме и автобиография. Автобиография пишется от 1-го лица и содержит следующие сведения: факты биографии, работы, учебы.
Автобиография – это жизнеописание какого-либо лица, составленное им самим.
При написании автобиографии используются речевые средства разных стилей речи. Одни автобиографии представляют собой литературно-публицистические произведения (автобиографии А. Гайдара, К.И. Чуковского). Часто мы сталкиваемся с необходимостью написать автобиографию как деловой документ, предназначенный для административных учреждений. В подобного рода автобиографиях неуместны эпитеты, метафоры и другие тропы, разговорная и просторечная лексика.
Приведём в качестве примера автобиографию писателя Пелевина:
Автобиография
«Я, Пелевин Виктор Олегович, родился 22 ноября 1962 г. в г. Москве. В 1979 г. окончил среднюю школу № 31. В 1979 г. поступил в МЭИ, который закончил в 1985 г. В 1987 г. поступил в очную аспирантуру МЭИ, где учился до 1989 г. В 1989 г. поступил в Литературный институт им. Горького. С этого же времени сотрудничал с различными газетами и журналами, выходящими в г. Москве. В настоящее время работаю литературным редактором журнала «Москва». Женат. Воспитываю сына и дочь.
1 декабря 1993 г. Подпись
Резюме
Резюме – краткое письменное описание занимаемых в течение жизни должностей, мест работы и образования в хронологическом порядке.
Цель составления резюме – представить свою рабочую биографию наиболее выигрышно (и в тоже время объективно), для того чтобы получить желаемую работу. Резюме напоминает анкету, но предполагает большую свободу.
Запомните: работодатель может уделить вашему резюме не более 20-30 секунд. Поэтому ваша информация должна быть представлена в наиболее
сжатой и удобной форме.
Резюме составляется по следующей форме:
— Фамилия, имя, отчество;
— Дата и место рождения;
— Семейное положение, если есть дети, указать дату их рождения;
— Гражданство, адрес, телефон (домашний, служебный);
— Должность, которую хочет получить соискатель;
— Образование (перечень начинается с указания последнего учебного заведения, которое окончил соискатель, далее перечисление идет в обратном порядке);
— Опыт работы (где и кем работал, перечисление идет в обратном хронологическом порядке);
— Профессиональные навыки (знание языка, владение компьютером и пр.);
— Возможные командировки;
— Личные качества (ответствен / ответственна, доброжелателен / доброжелательна, коммуникабелен / коммуникабельна);
— Увлечения.
Дата составления Подпись
Объяснительная записка
Объяснительная записка – документ, содержащий объяснение причин какого-либо нарушения в производственном процессе. Структура объяснительной записки:
1. Наименование адресата (руководитель организации, подразделения).
2. Фамилия, инициалы, должность работника, пишущего объяснительную записку.
3. Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы).
4. Текст объяснительной записки.
5. Опись прилагаемых документов.
6. Подпись (внизу справа).
7. Дата написания объяснительной записки (ниже подписи и слева листа, число и год пишутся цифрами, а месяц словами).
Расписка
Расписка – официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя.
Структура расписки:
1. Наименование документа (в центре, с заглавной буквы).
2. Фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку.
3. Наименование учреждения, предприятия или лица, от которого получено что-либо.
4. Точное наименование полученного с указанием количества или суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, затем в скобках прописью).
5. Подпись получателя (справа).
6. Дата составления расписки (слева).
7. Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.