Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи складывались исторически и обусловлены особенностями делового общения, участники которого (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений. Содержание официальной бумаги основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки.
Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных.
Официальным автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом. То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что субъект действия часто представлен собирательными существительными (руководство, акционерное общество), описательными конструкциями (Фирма… предлагает…). Это в большей мере характерно для отечественной официально-деловой письменной речи. В практике западной деловой переписки передаваемая информация, как правило, имеет индивидуально-личностную направленность.
Мировой опыт официальной переписки показывает, что при всех особенностях и специфике национальных школ делового письма к деловой корреспонденции неизменно предъявляются определённые требования:
1. Точность выражения мысли, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей.
2. Логичность и структурированность изложения.
3. Стандартизация и унификация языковых и текстовых средств.
Деловая письменная речь – одна из форм делового общения, языковое средство документирования информации. Итогом документирования является создание документа. Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране.
Знакомство с зарубежной школой делового письма является необходимостью, поскольку эффективность письменного диалога зависит и от знания особенностей стиля, принятых в практике деловой переписки страны получателя корреспонденции. Основной принцип составления деловых писем за рубежом выражается формулой «внимание – интерес – просьба – действие», в то время как формулой построения рекламных текстов является «внимание – интерес – желание – действие».
В западной и американской школах делового письма представлены как «Мы-подход» (Мы были огорчены, узнав…), так и «Я-подход» (Я благодарен Вам за…). Западные специалисты по составлению деловых писем рекомендуют чаще использовать местоимение я. Кроме того, для делового послания западной официально-деловой переписки характерны элементы разговорного стиля, большая свобода в выборе слов и синтаксическом построении предложений, обращение к личности адресата.
Правила оформления деловых писем, состав и месторасположение реквизитов, принятые в отечественном деловом письме, отличаются от стандартов оформления деловых писем международного образца. Однако следует помнить, что механический перенос языковых стандартов, правил оформления деловых бумаг, принятых за рубежом, в практику отечественной деловой переписки нельзя считать продуктивным, поскольку это противоречит общему требованию унификации языка и стиля документов.
Язык и стиль распорядительных документов >
Русский язык и культура речи >
